１２月まで猶予期間だったのだが、１月からは待ったなしになる。

電帳法２条の一部を抜粋する。

六　電子取引　取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

このように、電子取引の定義は、「取引情報の授受が電磁的方式」である取引という整理がなされている。

電帳法通達では、例として次の４つを掲げている。

（１）ＥＤＩ取引

（２）インターネット等による取引

（３）電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）

（４）インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

＊EDI=Electronic Data Interchange

EDIは、大手のサプライチェーンに属する業者の場合にみられる電子的な受発注システムなどが相当する。これに似た形態が（４）で、サイトの中で取引が完結し、ログインすれば過去の取引履歴などが見えるが、特に意識をしていないとエビデンスが残らなくなってしまう。アマゾンは履歴がいつまでも残っているようだが、ヤフオクは数か月すると過去の履歴が消される仕様になっているようである。

（２）は、お店のメタバース店で買い物をしたりする場合だろうか。この場合には納品書が紙で届いたり、代引きしたり請求書で振り込みをしたり、旧来の紙情報が併用されているので、必要な書類がどれか、電子データの保存が必要かどうか、意識的にチェックしよう。

（３）は、通常の取引について、LINE上で書類をやり取りしたり、メールで書類をやり取りしたりするようなケースが典型例だ。FAXで書類をもらってみたり、メールで送ってもらってみたり、郵便で送ってもらってみたり、同じ取引について書類が複数あることもあるが、どれが正式なオリジナルなのかをしっかりと意識してみよう。

オリジナルが紙ということであれば、電子保存が必要にはならず、紙保存で足りるのである。例外として、紙に記載された内容が不十分で、電子データが補完的な内容を記録している場合、両方保管しなければならない羽目になる。

「取引」というと、通常は二社以上の主体によりなされる契約を想定すると思うが、「取引情報の授受が電子的に行われる取引」のすべてを電子取引としていることから、電子取引の中には種々様々なものが入ってくる可能性がある。「取引」とは法文上の定義はないが、「資産負債資本に影響がある一切の取引」という文言からは、会計的な仕訳が発生することをすべて含むと思われる。会計学大辞典によれば、取引とは、会計用語としては資産負債資本に影響を及ぼす事実を取引ということであるから、用語として問題はない。

　そうだとすると、逆に仕訳が発生しない取引は電子取引にはなりえないのかという疑問が出てくる。例えば、賃貸借契約を締結しただけでは敷金や手数料などを除き、表面上何の仕訳も発生しないわけだが、だから賃貸借契約は電子取引にはなりえないのか？という疑義が生ずる。しかし、敷金設定は賃貸借契約の従たる契約であるし、貸主には貸す義務が、借主には賃料を払う義務などが発生する契約の束であるとも考えうる。単純な「建物」が「賃貸用建物」に変化するとか、敷金を請求する権利が発生するとか、前家賃を支払う義務があるとか、仕訳がこのように紐づいて発生する可能性があるということで、やはり賃貸借契約も電子取引にはなる可能性があるというべきであろう。

　同様の考え方で、継続基本契約も個別契約と併せて電子取引になるというべきであろう。もともとの契約自体が紙ベースであったとしても、当事者、契約の目的、単価、金額、日付などの取引情報がメールなどでやり取りされていれば、契約全体が電子取引ということになり、メールの内容が電子的に保存されなければならないということになる。紙で存在している契約書までPDFにしなければならないということではないので、誤解のないように。

納品情報が電子的に送られた場合、納品自体は事実行為であり、その納品という事実に基づき反対給付を受ける権利義務が反射的に発生して売掛金や買掛金を発生させる。役務提供の完了も同じだ。この場合、納品も役務提供の完了もいわゆる「取引」ではないのであるが、ベースとなっている契約が電子的な納品情報の発生により電子取引というレッテルが貼られることになるため、この電子納品書は保存の対象となるということになる。

また、保険契約の場合を考えると、契約自体は紙であったり、電子であったりするだろうが、保険事故の発生に関する情報が電子的に授受されれば、保険事故の発生により保険金の給付という契約上の権利義務が発生する際にはその情報は電子取引のエビデンスとして保存しなければならないということになろう。

電子取引の定義が情報授受の方法からなされているため、かなりの広範囲なエビデンスの電子的保存が要求されていると見える。

令和６年１月１日から何が変わるのか。

取引情報を電子的に授受することで電子取引となるのであるから、１月１日以後に受け取った電子的なエビデンスはすべて保存の対象となるものと言わざるを得ない。

インボイス制度の際は、９月３０日に納品があって、請求書が１０月１日に発行されたとしてもインボイス制度の対象とならないとされた。しかし、今回は、電子データの授受が１月１日以後であれば、そのデータに関連する取引は電子取引なのであるから、仮に取引の基礎自体が年末以前になされていたとしても、電子データとして保存しなければならないということになる。

保存場所へのデータ格納

見読可能装置の備付等

検索機能の確保又は電磁的記録控簿

タイムスタンプまたは事務処理規定

令和６年１月１日以後、基準期間の売上高が５０００万円以下である場合又は電磁的記録控簿を作成しておけば検索機能の設定が不要となる。新規則４条

①パソコンがあって、②電磁的記録の控えを綴り、③改ざん防止の事務処理規定を実行しつつ、④データを保存していれば、保存要件を満たすのである。あとは、出せと言われたものをちゃんと出すだけ。

真実性☛　嘘つかんよ、と事務処理規程に書く。

可視性☛　紙で印刷しておく。

何言うとるんかわからんわ、という声が聞こえてきそうだ。

「兄ちゃん、紙で印刷したらあかんと言う話やなかったんか？」

「紙で印刷しておいとけば、紙で印刷してないことになるんか？」

本当ですね。わけがわからないというお気持ちはごもっともです。

電帳法施行規則２条６項

（参考）令和６年１月１日以後の４条

第四条　法第七条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報（法第二条第五号に規定する取引情報をいう。以下この項及び第三項において同じ。）に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次に掲げる措置のいずれかを行い、第二条第二項第二号及び第六項第五号並びに同項第六号において準用する同条第二項第一号（同号イに係る部分に限る。）に掲げる要件（当該保存義務者が国税に関する法律の規定による当該電磁的記録の提示又は提出の要求（以下この項において「電磁的記録の提示等の要求」という。）に応じることができるようにしている場合には、同条第六項第五号（ロ及びハに係る部分に限る。）に掲げる要件（当該保存義務者が、その判定期間に係る基準期間における売上高が五千万円以下である事業者である場合又は国税に関する法律の規定による当該電磁的記録を出力することにより作成した書面で整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものの提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしている場合であって、当該電磁的記録の提示等の要求に応じることができるようにしているときは、同号に掲げる要件）を除く。）に従って保存しなければならない。

新四条により、令和６年１月１日以後は、基準期間の売上高が５０００万円以下である場合と電磁的記録控簿がある場合には検索機能が丸々要らなくなる。

保存義務者。

法人はもれなく該当する。

個人の場合、不動産・事業・山林所得者は青白問わず全員該当する。

個人の雑所得がある人は、前前年の収入が３００万円を超える人だけが該当する。

受領者側で訂正削除が可能なため、①タイムスタンプを付与するか、②事務処理規定に基づきデータを保存することが必要になる。

可視性を担保するためには、メールソフト上で閲覧できるだけでは十分ではないとされている。

データの訂正削除履歴が残るシステムまたはデータの訂正削除ができないシステムを利用して保存されていればそのままでよい。

しかし、訂正削除が可能で履歴も残らないということであれば、（１）（２）と同様となる。

保存期間はいずれにしても7年間であることに注意。

紙と電子と両方ある場合、オリジナルがどちらかを決めておこう。オリジナルを保存すれば足りる。例外として紙の内容が不十分で、電子データに補完的な内容が記録されている場合は両方保管ということになってしまう。ペイペイ決済で領収証を書いてもらったが、摘要欄が記載不十分でアウト！みたいなことにならないように注意してほしい。

クレカの明細は、決済を証明するものであって、費用の発生を証明する書類ではない。したがって、カードをきったときにもらうレシートも保存しなければならないことに注意しよう。クレカによるペイペイ決済などの場合には、クレカに履歴が残るから安心などと考えてはならないのだ。画面をスクショで取っておくか、レシートをきちんと保存する必要があるわけだ。スクショの内容で十分かどうかは検証してほしいが、レシートを取っておいたほうが安全だと思う。

消費税に関しては、インボイスの保存が必要となる場合が多々あると思われるので、別途注意すること。少額特例は消費税の特例であり、インボイスではなくても帳簿方式で仕入税額特例ができるというものだが、時限措置であると同時に法人税所得税には関係がないことにも注意が必要。

アマゾンなどのECサイトでの決済記録は、法人税所得税に関しては、電帳法7条により紙ではなく、デジタル保存する必要がある。消費税に関しては、決済の一覧表を印刷しても仕入税額控除できるが、法人税所得税を考えると結局デジタル保存をしないといけないということになろう。

従業員が会社の業務として立替払をした場合には、立替金精算書により会社の費用として取り込みつつ、立替金を返金することになる。この場合、従業員は、精算書にエビデンスとして電子データを印刷した紙を添付することが多いと思われるが、これによって経理事務をいったん完結させないとスムーズな精算ができないだろう。

ただ、この場合には、事後に電子データそのものを会社のデータ保存場所に取り込むか、従業員には７年間そのデータを保存し続けることを義務付けるかいずれかを行わないと保存がなされていないことにはなってしまう。また、複数場所に電子データが散らばって、出せと言われたときにまごつかないように、検索可能性を維持する工夫が必要となることにも注意しよう。

パソコンもプリンタもないという方は、違反になるのか、という質問に対して、令和５年６月の一問一答では「近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば差し支えありません」とされている。コンビニのプリンタでよいと。

検索機能の確保と事務処理規程は必要なので、注意しよう。

ただし、基準期間の売上高が５０００万円以下の場合、または出力書面を整理したものを提出できる場合には、検索機能の確保が不必要となる。

結局のところ、

①電子データの格納

②見読可能装置

③検索機能または電磁的記録控簿

④事務処理規程

の４つがあれば問題ないということになる。

バックアップは法律上の要件ではないが、データがなくなった場合には自己責任となるから、取っておいたほうが賢明。

電子取引を行った場合には、電磁的記録を保存しろという電帳法７条は、もちろん自社発行の場合にも適用されると解される。

だが、取引情報に係る電磁的記録というのは、内容が電磁的に保存されていなければならないというものであるから、そのままPDFでとっておかなければならないということではない。

通常は、販売管理ソフトなどに、取引情報が入力されていて、それが電子請求書に記載されているはずなのだから、販売管理ソフトにデジタル保存されている内容で十分なのである。したがって、電帳法７条のそのまま保存というのは、他社作成の電子データに限られるということである。

注意事項としては、販売管理ソフトから出力した請求書に取引情報を追加してしまうと「一貫して作成」したことにならず、電子保存ができない。スキャナー保存は可能である。

ちなみに、印刷したものに代表者印を押印する程度の改変であれば、「取引情報」の改変ではないため、印のない電子情報のままの保存が可能である（Q&A問２５）。

もちろん、税務署から先方に提供したフォーマットで見せてくれ、と言われることはあるので、その際には再発行して見せればよい。

電磁的記録控簿を作成しているか、基準期間の売上高が５０００万円以下の場合には検索機能を必要としていないわけだが、仮に検索機能が必要とされる場合には、どのような基準を満たさなければならないかということを確認してみよう。

①取引年月日などの日付、取引金額、取引先を検索条件として設定できる。

②日付と金額は範囲指定ができる。

③複数条件で検索ができる。

ということになっている。通常、税務署に出せと言われて出せるようになっているということであれば、②と③がいらないということになっているので、とにかく「日付」「金額」「取引先」を検索できればよい。

したがって、保存する際に、事業年度ごとにフォルダーを作り、その中に得意先仕入先のフォルダーを作り、ファイル名に令和６年１月のようにしておけば、中小企業のレベルでは開いた瞬間にファイルが特定されてしまうのではないかと思われる。金額検索ができていないじゃないか、と言う意地悪はさすがに言わないのではないだろうか。

ファイル名自体に「日付＿金額＿取引先名」とつけるか、EXCELで索引簿をつけろという指導がなされているが、かなり面倒くさい。

やはり中小のレベルでは、検索機能を捨てて、電磁的記録の控簿を作成しておいたほうが簡単だし、今までとの差が少なく取り組みやすいといえよう。

令和５年１２月３１日までの取引については、基準期間の売上高が１０００万円以下ということになっているので、紙で印刷しておいたほうが無難である。

ちなみに、基準期間の売上高という言葉は、消費税法上の基準期間の課税売上高とは似て非なるもので、雑収入や固定資産売却収入などを含まない。個人の場合、家事消費を含まないとされている（Q&A問４５）。譲渡所得も入らないと思われるが、山林所得と不動産所得は入るとされている。基準期間の売り上げがない場合ももちろん５０００万円以下ということになる。

これは私の造語であることを事前に断っておこう。

法分上は、「電磁的記録を出力した書面であって、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたもの」と規定されている。

何せ、保存しなければならないのであるが、それを検索するくらいならただただ放り込んでおいて、いちいち印刷したものを綴っておけばよいのだ。整理されていなければならないから、月ごと、あるいは相手ごとにファイルされていればよい。

電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明するほうがタイムスタンプであり、確実かつ安定的なタイムスタンプの利用を一層拡大し、情報の信頼性を確保しつつ、海外とのデータ流通を容易にする観点から、時刻認証業務（電子データに係る情報にタイムスタンプを付与する役務を提供する業務）について、総務大臣による認定制度が設けられています。

JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証があるものが安全である。

隠ぺい仮装行為は重加算税の対象となるが、電子データ改ざんによるものは１０％加重されることになる。

法人税・所得税→電帳法８条５項

消費税→５９条の２